Per chi lavora in un comune, una regione, un ente pubblico: risposte ai cittadini, avvisi in linguaggio chiaro, bandi e domande da istruire, determine, gare, numeri dell'ufficio, traduzioni, sportello. Nove casi, ciascuno con la richiesta da copiare e adattare e con quello che va controllato prima che un testo diventi un atto o arrivi a un cittadino.
Gli esempi usano documenti inventati. Ogni caso indica le tappe del manuale che insegnano il gesto. Tutti i casi sono stati provati in Claude, e dove la prova ha mostrato un errore tipico il caso lo dice.
Dove la prova ha usato un documento di fantasia, il caso lo offre da scaricare: puoi rifare la prova e confrontare la risposta con quello che il caso racconta.
Prima di cominciare: la legge sull'IA, i dati dei cittadini, la firma
Chi lavora in un ente pubblico decide su diritti e soldi di altri, e ogni atto porta un nome. Quattro regole valgono per tutti i casi che seguono.
- La legge 132 del 2025, all'articolo 14, dice che nella pubblica amministrazione l'IA serve come strumento e supporto all'attività che porta ai provvedimenti, e che la persona resta "l'unica responsabile dei provvedimenti e dei procedimenti" in cui è stata usata. Chiede anche che i cittadini possano conoscere come funziona e che l'uso sia tracciabile: tieni traccia di dove l'hai usata.
- Usa lo strumento che l'ente ti dà, nelle condizioni che l'ente ha fissato (scheda "Se lo strumento te lo dà l'ufficio"). Con uno strumento personale, niente dati dei cittadini: né nomi, né codici fiscali, né ISEE, né domande vere.
- Norme, articoli, importi e termini vengono dagli atti, mai dal modello. Un riferimento normativo inventato in una determina è un vizio dell'atto.
- Ogni testo che va a un cittadino o che diventa un atto passa da chi lo firma, letto per intero.
1. Rispondere a un cittadino arrabbiato
La situazione. Un cittadino scrive che aspetta un rimborso da mesi e minaccia l'avvocato. Ha ragione sul silenzio, ha torto sul termine.
La richiesta. Incolla l'email senza il nome, l'articolo del regolamento e gli appunti dell'ufficio, poi:
"Scrivi la risposta a questo cittadino, in linguaggio chiaro, massimo 12 righe. Usa solo i fatti degli appunti e le regole del regolamento, con il numero dell'articolo. Riconosci quello che l'ufficio non ha fatto. Non promettere date, importi o interessi che non risultano dagli appunti o dal regolamento."
Per rifare la prova. Il documento di fantasia usato: caso1_email_cittadino.txt.
Che cosa controllare. Le promesse: per chiudere la discussione il modello tende a concedere, una data più vicina, un'eccezione. Ogni impegno nella risposta deve stare negli appunti o nel regolamento. Il termine di legge o di regolamento: riportato giusto, con la data da cui decorre.
Tappe. 2 (la richiesta fatta bene), 4 (il controllo).
2. Un avviso in linguaggio chiaro
La situazione. Un avviso scritto in burocratese: "si rende noto", "ivi comprese", "a pena di esclusione". Chi deve presentare la domanda non lo capisce.
La richiesta. Incolla l'avviso, poi:
"Riscrivi questo avviso in linguaggio chiaro per le famiglie: chi può chiedere, che cosa serve, entro quando, quanto si riceve, che cosa succede se manca qualcosa. Frasi brevi, seconda persona. Tieni tutte le condizioni, i termini con l'ora e gli importi esatti. Alla fine, elenca le condizioni che hai semplificato, così le controllo."
Per rifare la prova. Il documento di fantasia usato: caso2_avviso_contributo.txt.
Che cosa controllare. Le condizioni che un testo semplice perde per prime: l'ora del termine, "a pena di esclusione", le eccezioni ("anche per chi studia fuori comune, purché residente"). Gli importi e le soglie, cifra per cifra. Le aggiunte: nella prova il modello ha spiegato che cos'è uno "scontrino non parlante", che l'avviso non definisce, e l'ha dichiarato fra le semplificazioni. Una definizione aggiunta in un testo per i cittadini va confermata dall'ufficio. Il testo chiaro non sostituisce l'avviso ufficiale: lo accompagna, e deve dire dove si trova l'avviso.
Tappe. 2, 3 (un documento tuo).
3. I requisiti di un bando in una lista di controllo
La situazione. Arriva un bando da istruire. Prima di aprire le domande serve una lista di controllo uguale per tutti.
La richiesta. Carica il bando, poi:
"Trasforma questo bando in una lista di controllo per l'istruttoria: per ogni requisito e ogni documento, l'articolo, che cosa verificare, e che cosa succede se manca: esclusione o richiesta di integrazione. Non aggiungere requisiti che il bando non prevede."
Per rifare la prova. Il documento di fantasia usato: caso3_bando_affitto.txt.
Che cosa controllare. La differenza fra esclusione e integrazione: è la riga che decide la sorte di una domanda, e spesso sta in un articolo diverso da quello dei requisiti. I termini con l'ora. I requisiti aggiunti dal modello "per buona pratica": vanno tolti. Nella prova il modello ha notato da solo che il bando scrive "esclusione" per il termine e per il contratto mancante, ma non per chi non ha un requisito: è il tipo di buco che va chiuso prima di istruire.
Tappe. 3, 7 (Excel: formule, dati e grafici).
4. Controllare le domande arrivate
La situazione. Le domande sono in un foglio: date di arrivo, ISEE, documenti allegati. Vanno divise in ammesse, escluse e da integrare.
La richiesta. Nella stessa chat del caso 3, carica il foglio senza nomi e codici fiscali, poi:
"Applica la lista di controllo a queste domande, con un programma. Per ciascuna: ammessa, esclusa o da integrare, con il motivo e l'articolo del bando. Segnala a parte i casi al limite."
Per rifare la prova. Il documento di fantasia usato: caso4_domande.csv.
Che cosa controllare. I casi al limite: un ISEE esattamente uguale alla soglia, una domanda arrivata pochi minuti dopo l'ora del termine, un documento mancante che non porta all'esclusione ma all'integrazione. Il modello li deve elencare, e la decisione su ciascuno è tua: l'esito di un'istruttoria è un atto, e lo firma una persona. Nella prova li ha trovati tutti e tre, compreso il documento d'identità mancante, che il bando tratta con l'integrazione e non con l'esclusione.
5. La bozza di una determina
La situazione. Un affidamento da formalizzare. Gli elementi ci sono negli appunti; la determina va scritta nella forma dell'ente.
La richiesta. Incolla gli appunti e, se l'ente ce l'ha, una determina simile già adottata, poi:
"Scrivi la bozza della determina seguendo la struttura dell'esempio: oggetto, premesse, motivazione, dispositivo. Usa solo i fatti degli appunti. Per ogni riferimento normativo, regolamentare o contabile che non sta negli appunti lascia uno spazio tra parentesi quadre: [norma da verificare]. Non inventare numeri di atti, codici o capitoli."
Per rifare la prova. Il documento di fantasia usato: caso5_appunti_determina.txt.
Che cosa controllare. I riferimenti normativi: se il modello ne scrive uno che negli appunti non c'era, anche giusto, va verificato sul testo vigente prima della firma (il caso 8 degli studi professionali mostra come). Gli importi, IVA compresa ed esclusa. I codici che non esistono ancora (il CIG, il numero della determina): devono restare spazi vuoti. Nella prova la bozza ha lasciato fra parentesi quadre ogni norma, il numero dell'atto e i nomi delle ditte che gli appunti non davano, e ha detto di aver calcolato lei l'IVA e il totale: sono le due righe da rifare.
Tappe. 6 (Word e Outlook), 15 (quando cerca invece di ricordare).
6. Il punteggio delle offerte
La situazione. Una gara con offerta tecnica e offerta economica. La commissione ha dato i punteggi tecnici; restano i conti.
La richiesta. Incolla i criteri del disciplinare e le offerte, poi:
"Verifica prima quali offerte sono ammesse secondo il disciplinare. Poi calcola con un programma il punteggio economico con la formula indicata e il totale, e fai la graduatoria. Mostra la formula applicata a ogni offerta."
Per rifare la prova. Il documento di fantasia usato: caso6_offerte_gara.txt.
Che cosa controllare. L'ammissione prima dei conti: un'offerta da escludere, se entra nel calcolo, può cambiare il prezzo più basso, e con lui i punteggi di tutte le altre, oppure finire prima in graduatoria. Nei documenti di prova l'offerta sopra la base d'asta ha il punteggio tecnico più alto: se nessuno la esclude, vince. La formula, applicata a mano su un'offerta. La graduatoria è una proposta per la commissione, non l'aggiudicazione.
7. I numeri dell'ufficio per la relazione
La situazione. Per la relazione annuale servono i tempi delle pratiche: quanto ci mettete, quante superano il termine, quante sono ancora aperte.
La richiesta. Esporta le pratiche con le date di arrivo e di chiusura, poi:
"Calcola con un programma: il tempo medio e mediano delle pratiche chiuse, quante hanno superato il termine di 30 giorni, quante sono ancora aperte e quante di queste hanno già superato il termine alla data di oggi, che è il [data]. Spiega come tratti le pratiche aperte."
Per rifare la prova. Il documento di fantasia usato: caso7_pratiche.csv.
Che cosa controllare. Le pratiche aperte: se restano fuori dal tempo medio, il tempo medio migliora proprio grazie alle pratiche più lente. Un dato onesto le riporta a parte, con la loro età. La data di oggi, scritta nella richiesta.
Tappe. 7, 5 (il lavoro finito).
8. L'avviso per chi non parla italiano
La situazione. Un avviso per le famiglie va tradotto in inglese, e in ufficio non c'è chi possa rileggerlo con sicurezza.
La richiesta. Incolla l'avviso, poi:
"Traduci questo avviso in inglese semplice, per famiglie che vivono in Italia da poco. Spiega in una riga le sigle italiane (ISEE, SPID, CIE). Scrivi le date per esteso, con il mese in lettere. Poi ritraduci il tuo testo in italiano, così lo confronto con l'originale."
Per rifare la prova. Il documento di fantasia usato: caso8_avviso_mensa.txt.
Che cosa controllare. La ritraduzione: confrontata con l'originale, mostra quello che si è perso o aggiunto anche a chi non legge la lingua. Le date: 10/01 per un lettore americano è il primo di ottobre, per questo si scrivono in lettere. Gli importi e le condizioni degli sconti. La traduzione mette in luce anche le ambiguità dell'originale: nella prova il modello ha segnalato che "sconto del 20% dal secondo figlio" non dice se si somma alla tariffa ridotta, e che "fino a 8.000 euro" non dice se la soglia è compresa. Vale la pena correggere l'avviso italiano, prima di tradurlo.
9. Le risposte dello sportello
La situazione. Le stesse domande arrivano allo sportello e al telefono ogni giorno di apertura del bando.
La richiesta. In un progetto (tappa 12) con l'avviso e le eventuali FAQ ufficiali, nelle istruzioni:
"Rispondi alle domande dei colleghi dello sportello solo in base ai documenti caricati, in tre righe, citando il punto dell'avviso. Se i documenti non rispondono, scrivi 'L'avviso non lo dice: chiedi al responsabile del procedimento' e non dedurre."
Poi provalo con tre domande: due che hanno risposta e una che non ce l'ha.
Che cosa controllare. La domanda senza risposta è la prova vera. E la data: quando l'ente pubblica una rettifica o una FAQ nuova, va caricata nel progetto, o lo sportello risponde con il bando vecchio.
Tappe. 12 (il primo progetto), 14 (un assistente su misura).
Casi provati il 5 e 6 novembre 2026.