Word e Outlook: il programma che lavora sul file

Sessione: tre quarti d'ora. Ti serve: una copia di un documento Word di qualche pagina con almeno due commenti di un collega, oppure il documento di prova, da scaricare da librovivoia.it/prova/tappa6 e aprire in Word sul computer, non nel browser; una conversazione email lunga.

Finora hai lavorato nella chat: chiedevi, e ricevevi un testo o un file nuovo da scaricare. Dentro il programma succede un'altra cosa. Lo strumento lavora sul file che hai aperto e lo modifica lì, dove lo modificheresti tu: niente da caricare, niente da ricopiare, il risultato è già nel posto giusto. In cambio le modifiche entrano nel tuo file, e per questo in tutto il livello 2 prima si fa una copia e si accendono le revisioni.

Claude, ChatGPT e Copilot ci arrivano in due modi; Gemini no, e il suo riquadro in fondo dice dove lavora. Copilot fa parte di Word, Outlook, Excel e PowerPoint con la licenza Microsoft 365 Copilot dell'organizzazione, e lavora sui file dell'ufficio. C'è anche con un abbonamento Microsoft 365 per uso personale: secondo la guida di Microsoft, aggiornata a settembre 2026, nei piani Family e Premium l'IA in questi programmi è compresa, nel Personal si usa con i crediti IA del mese. Le schermate di Copilot di questo livello sono prese con un abbonamento personale. Claude e ChatGPT entrano con un componente aggiuntivo, un riquadro laterale che si installa dallo Store dei componenti aggiuntivi di Office (Home > Componenti aggiuntivi) oppure che distribuisce l'amministratore: quelli di ChatGPT funzionano con tutti i piani, compreso il gratuito; quelli di Claude con i piani Pro, Max, Team ed Enterprise. Il riquadro in fondo alla tappa dice che cosa fa ciascuno, perché qui le differenze contano.

1. Una copia, e le revisioni accese

Fai una copia del documento e aprila. Nella scheda Revisione accendi Revisioni: da questo momento ogni modifica, tua o dello strumento, resta segnata con il nome dell'autore, e si accetta o si rifiuta una per una. È lo stesso markup della tappa 5, con una differenza: lì il file tornava dalla chat, qui le modifiche entrano nel documento mentre le chiedi.

2. Una modifica su un passaggio

Lo strumento, dentro Word, sta in un riquadro a destra del documento: lo apri dal pulsante Copilot nella barra in alto, oppure dal pulsante del componente di Claude o di ChatGPT, sempre nella scheda Home. In fondo al riquadro c'è una casella come quella della chat: la richiesta si scrive lì, e lo strumento legge il documento aperto e il testo che hai selezionato. Seleziona un paragrafo e scrivi nella casella: "Accorcia questo paragrafo di un terzo, senza togliere date e importi." Il testo tolto compare barrato, quello nuovo sottolineato, e il resto del documento non si muove. Se lo strumento ha toccato anche quello che non avevi selezionato, rifiuta e ripeti la richiesta aggiungendo "solo il paragrafo selezionato".

3. I commenti del collega

Un documento che torna da un collega ha quasi sempre commenti a margine: "qui serve una cifra", "troppo lungo", "citare la delibera". Prima di chiedere, conta i commenti aperti. Poi scrivi:

Lavora sui commenti aperti, uno alla volta. Per ciascuno modifica il passaggio a cui si riferisce, in revisione, e rispondi al commento dicendo che cosa hai cambiato. Se un commento chiede un dato che nel documento non c'è, non inventarlo: rispondi che manca.

Alla fine hai le modifiche in revisione e, accanto a ogni commento, la risposta che spiega che cosa è stato fatto: chi riceve il documento vede il lavoro senza confrontare due versioni. È la revisione al volo di un documento, e funziona bene quando i commenti sono precisi. Un commento vago, "rivedere", produce una modifica a caso: in quel caso scrivi tu nel commento che cosa vuoi, prima di chiedere.

4. Il controllo, revisione per revisione

Nella scheda Revisione scorri le modifiche con Successiva. Per ciascuna due domande: è quello che il commento chiedeva? ha toccato un numero, una data, un nome? Poi accetta o rifiuta. Alla fine conta di nuovo i commenti: se ne manca qualcuno, è stato cancellato insieme al paragrafo che lo strumento ha riscritto, e lo recuperi dalla copia. Un documento accettato in blocco, senza scorrere le revisioni, è un documento che nessuno ha riletto.

5. Outlook: il riassunto e la bozza

Apri una conversazione lunga, una ventina di messaggi su uno stesso tema, e chiedi: "Che cosa è stato deciso, che cosa resta aperto e chi deve fare che cosa? Per ogni punto indica il messaggio da cui viene." Apri due dei messaggi citati e controlla. Poi la bozza: "Prepara una risposta a tutti che conferma le decisioni e chiede a [nome] la data che manca. Non inviarla." La bozza deve restare nella finestra di composizione, da leggere e spedire tu: guarda anche i destinatari, perché una risposta a tutti può aggiungere qualcuno che non c'era.

Che cosa hai appena visto

Nella chat e nel programma lavora lo stesso modello; cambia quello che vede e quello che può toccare. Nella chat vede quello che gli dai e restituisce un file nuovo. Nel programma vede il documento aperto, con gli stili, i commenti e le revisioni, e agisce dentro: è l'impianto attorno al modello che cambia, come alla tappa 5, e con lui il modo di controllare. Le revisioni di Word sono un controllo che il programma fa per te: ogni modifica ha un autore e aspetta un sì. Per questo il livello 2 comincia da qui, e per questo vale una cautela: un documento arrivato da fuori può contenere istruzioni nascoste rivolte al modello, nel testo, nei commenti o nelle intestazioni. Anthropic lo scrive nella guida del suo componente per Word; il rimedio è quello della tappa 18, guardare che cosa fa prima di accettarlo.

Nel libro. Capitolo 4, sezione 4.4 "L'harness: l'impianto attorno al modello", pagina 89, per la differenza fra la chat e il programma; capitolo 7, sezione 7.1 "Quando l'IA inventa: il problema delle allucinazioni", pagina 118, per il dato che manca e non va inventato. Il libro su Amazon.