Le riunioni come fonte

Sessione: tre quarti d'ora, più una riunione vera. Ti serve: una riunione di lavoro in programma, il consenso di chi partecipa, e Teams con Copilot oppure uno strumento di appunti per le riunioni collegato a Claude o a ChatGPT.

Finita una riunione, quello che si è detto sta solo nella memoria di chi c'era. Trascritto, diventa una fonte come la posta e i documenti della tappa 16: il modello lo legge, e tu chiedi che cosa è stato deciso, chi deve fare che cosa, che cosa ha detto un collega sul budget. È anche il caso in cui la differenza fra Copilot e gli altri due strumenti si sente di più: in Teams la trascrizione resta dentro Microsoft 365 e Copilot la usa con i permessi dell'organizzazione; con Claude e ChatGPT serve uno strumento di appunti che si collega con un connettore.

1. Prima di registrare

Registrare o trascrivere una riunione vuol dire trattare le parole di altre persone. Avvisa chi partecipa prima di cominciare, e dì che cosa ne farai. In un'organizzazione guarda le regole interne: la trascrizione può essere spenta dall'amministratore, e chi si occupa di protezione dei dati sa che cosa è consentito. In Italia, per i lavoratori dipendenti, il tema tocca anche le norme sui controlli a distanza. Questa guida non dà indicazioni legali: la domanda va fatta a chi le dà nella tua organizzazione, prima della prima registrazione e non dopo.

2. Due strade

Se usi Teams con la licenza Microsoft 365 Copilot, accendi la trascrizione all'inizio della riunione: senza trascrizione, a riunione finita Copilot non ha niente da leggere. Se usi Claude o ChatGPT, ti serve uno strumento che prenda gli appunti della riunione e si colleghi al modello. Nei riquadri trovi Granola, che ha un connettore per tutti e due; è un esempio, altri strumenti di appunti fanno lo stesso, e lo schema non cambia: lo strumento trascrive e riassume, il connettore porta il testo al modello.

3. Il resoconto

A riunione finita chiedi:

Dalla trascrizione della riunione di [giorno] su [tema]: le decisioni prese, i punti rimasti aperti, i compiti con il nome di chi li ha presi e la scadenza se è stata detta. Per ogni punto riporta fra virgolette la frase da cui viene. Se una scadenza non è stata detta, scrivi "non detta". Distingui le decisioni dalle proposte.

4. Il controllo

Prendi due punti del resoconto e cerca nella trascrizione la frase citata. Una trascrizione sbaglia nomi, sigle e numeri; un riassunto può attribuire a una persona la frase di un'altra, o trasformare una proposta in una decisione. Controlla soprattutto le decisioni: chi c'era sa se era una decisione o un'idea buttata lì, la trascrizione no.

5. Il seguito

"Prepara la mail di riepilogo per i partecipanti, con decisioni e compiti, senza inviarla." Correggila, guarda i destinatari, spediscila tu. Dopo qualche riunione, la stessa domanda funziona su un periodo: "Che cosa abbiamo deciso sul progetto [nome] nelle riunioni di settembre?" È qui che la riunione diventa davvero una fonte, e una fonte che si accumula.

Che cosa hai appena visto

La riunione è passata dalla memoria delle persone a un testo, e il testo è diventato una fonte che il modello legge, come il documento della tappa 3: valgono le stesse regole, la citazione e il controllo. Cambia la fonte, che è più fragile di un documento scritto, perché una trascrizione registra le parole, e le intenzioni le conosce solo chi c'era. E cambia il perimetro dei dati: le parole di un collega in riunione sono dati di un'altra persona, e il capitolo 9 del libro, nella sezione "I dati che non escono", spiega come si decide che cosa può uscire.

Nel libro. Capitolo 9, sezione 9.6 "I dati che non escono", pagina 147; capitolo 7, sezione 7.1 "Quando l'IA inventa: il problema delle allucinazioni", pagina 118, per l'attribuzione. Il libro su Amazon.