Per chi coordina un ufficio, un progetto, una squadra: ordini del giorno, il punto della settimana, feedback, piani con le dipendenze, ferie e coperture, decisioni con i pesi dichiarati, annunci di cambiamento, budget, l'inserimento di una persona nuova. Nove casi, ciascuno con la richiesta da copiare e adattare e con quello che va controllato prima che un messaggio, un piano o un feedback arrivi al gruppo.
Gli esempi usano documenti inventati. Ogni caso indica le tappe del manuale che insegnano il gesto. Tutti i casi sono stati provati in Claude, e dove la prova ha mostrato un errore tipico il caso lo dice.
Dove la prova ha usato un documento di fantasia, il caso lo offre da scaricare: puoi rifare la prova e confrontare la risposta con quello che il caso racconta.
Prima di cominciare: le persone non sono dati
Chi guida un gruppo lavora su riunioni, numeri e decisioni, ma soprattutto su persone. Quattro regole valgono per tutti i casi che seguono.
- Feedback, valutazioni, assenze, situazioni personali dei collaboratori: in uno strumento personale, mai con i nomi. Meglio ancora, solo quello che serve al compito.
- Se l'organizzazione ti dà uno strumento suo, chiedi che cosa ci puoi caricare (scheda "Se lo strumento te lo dà l'ufficio"), e ricorda che i dati del personale hanno regole proprie.
- Il modello aiuta a preparare una decisione; la decisione, e il modo di comunicarla, restano tuoi.
- Quello che arriva al gruppo, un messaggio, un piano, un feedback, porta la tua firma: leggilo come lo leggerà chi lo riceve.
1. L'ordine del giorno che sta nel tempo
La situazione. I temi per la riunione arrivano da tutti, ciascuno con il tempo che chiede. La riunione dura un'ora.
La richiesta. Incolla i temi con i minuti richiesti, poi:
"Prepara l'ordine del giorno di questa riunione di 60 minuti. Somma i tempi richiesti con un programma e, se non ci stanno, proponi che cosa rinviare o gestire per email, con il motivo. Metti prima quello che ha una scadenza vicina. Per ogni punto: chi lo porta, quanto dura, che cosa si deve decidere."
Per rifare la prova. Il documento di fantasia usato: caso1_temi_riunione.txt.
Che cosa controllare. La somma: è il motivo per cui le riunioni sforano. Che cosa viene rinviato e perché: la proposta è del modello, la scelta è tua. Il "che cosa si deve decidere": un punto senza decisione da prendere spesso è una comunicazione, e può essere un'email.
Tappe. 2 (la richiesta fatta bene), 7 (Excel: formule, dati e grafici).
2. Il punto della settimana
La situazione. Gli aggiornamenti arrivano da tutti, in forme diverse, e tutti dicono "sotto controllo". Il tuo responsabile vuole sapere che cosa rischia.
La richiesta. Incolla gli aggiornamenti, con lettere al posto dei nomi, e i dati che hai (piani, scadenze, registri), poi:
"Fai il punto della settimana in una tabella: attività, stato dichiarato, stato secondo i dati, rischio (alto, medio, basso) e perché. Confronta quello che ciascuno dice con i piani e le date che ti ho dato. Metti in testa i rischi."
Per rifare la prova. Il documento di fantasia usato: caso2_aggiornamenti.txt.
Che cosa controllare. La distanza fra il dichiarato e i dati: "quasi finita" con tre server su otto, una consegna in un giorno di ferie. È lì che il modello serve, perché confronta senza imbarazzo. I rischi messi da lui: parlane con le persone prima di scriverli nel rapporto, perché i dati possono essere vecchi.
Tappe. 3 (un documento tuo), 19 (il primo compito consegnato per intero).
3. Preparare un feedback
La situazione. Devi dare un feedback a un collaboratore. Hai degli appunti: fatti, impressioni, una cosa che non hai fatto tu.
La richiesta. Incolla gli appunti senza nome, poi:
"Aiutami a preparare questo colloquio di feedback. Separa i fatti osservabili, con le date, dalle mie impressioni. Per ogni fatto, una frase che lo descriva senza giudicare la persona. Metti prima una cosa che ha fatto bene. Indica anche gli impegni che spettano a me. Alla fine, tre domande aperte da fargli."
Per rifare la prova. Il documento di fantasia usato: caso3_note_feedback.txt.
Che cosa controllare. Le impressioni: "mi sembra svogliato" non è un fatto, e se arriva nel colloquio così com'è chiude la conversazione. Il modello deve trasformarla in una domanda, non in un'accusa. Gli impegni tuoi: se c'è una richiesta del collaboratore rimasta senza risposta, va nel colloquio. Il tono finale è tuo: rileggi ad alta voce. E leggi quello che il modello nota negli appunti: nella prova ha fatto presente che un report "mensile" con tre scadenze nello stesso mese non torna. Prima del colloquio, meglio chiarire di che report si parla.
Tappe. 2, 11 (farsi conoscere).
4. Il piano di un progetto, con le dipendenze
La situazione. Un progetto con sette attività, alcune che devono aspettare le altre. Quanto ci vuole, al minimo?
La richiesta. Incolla le attività con durata e dipendenze, poi:
"Calcola con un programma la durata minima del progetto, tenendo conto che le attività senza dipendenze possono andare in parallelo. Dimmi qual è la sequenza critica, cioè quella che non può ritardare senza ritardare tutto, e quanto margine hanno le altre attività. Poi un calendario in giorni lavorativi a partire dal [data]."
Per rifare la prova. Il documento di fantasia usato: caso4_attivita_trasloco.txt.
Che cosa controllare. Il totale: sommare tutte le durate dà un numero sbagliato, perché alcune attività vanno in parallelo. La sequenza critica: guardala a mano sulle dipendenze. Il calendario: nella prova il modello ha tolto da solo l'8 dicembre, ma le chiusure aziendali, i ponti e le ferie del gruppo non li conosce se non glieli dici.
5. Le ferie e la copertura
La situazione. Le richieste di ferie di Natale sono in un foglio. Bisogna garantire almeno due persone ogni giorno, e almeno una delle due che conoscono il sistema.
La richiesta. Carica il foglio, poi:
"Nel foglio P vuol dire presente e F ferie. Con un programma, controlla per ogni giorno lavorativo quante persone ci sono e se c'è almeno una fra [nomi]. Elenca i giorni che non rispettano le regole e, per ciascuno, quali richieste di ferie andrebbero spostate perché tornino. Non decidere tu chi deve rinunciare."
Per rifare la prova. Il documento di fantasia usato: caso5_ferie.csv.
Che cosa controllare. I giorni scoperti, uno per uno sul foglio. Le proposte di spostamento: sono opzioni, e la scelta coinvolge persone, anzianità, accordi presi. I festivi: un giorno festivo non è un giorno scoperto.
6. Una decisione con i pesi dichiarati
La situazione. Tre opzioni, quattro criteri, opinioni diverse nel gruppo. Serve un modo per discuterne che non sia chi parla più forte.
La richiesta. Incolla opzioni, punteggi e pesi, poi:
"Calcola con un programma il punteggio pesato di ogni opzione. Poi dimmi se la classifica cambia se il costo pesa 30 invece di 40 e la facilità d'uso 35 invece di 25. Per ciascuna opzione: che cosa dovrebbe essere vero perché sia la scelta giusta. Non scegliere tu."
Per rifare la prova. Il documento di fantasia usato: caso6_opzioni.txt.
Che cosa controllare. I conti, con una riga a mano. La sensibilità: se basta spostare dieci punti di peso per cambiare il vincitore, la decisione dipende dai pesi più che dalle opzioni, e la discussione va fatta sui pesi. Le condizioni "che cosa dovrebbe essere vero": sono le domande da verificare prima di decidere.
7. Annunciare un cambiamento
La situazione. Alcune cose sono decise, altre sono in discussione. Il gruppo vuole sapere, e un messaggio impreciso crea aspettative.
La richiesta. Incolla gli appunti, poi:
"Scrivi il messaggio al gruppo su questi cambiamenti. Distingui con chiarezza quello che è deciso, con la data da cui vale, da quello che è ancora in discussione. Non presentare come deciso niente che negli appunti non lo sia. Tono diretto, mezza pagina. Chiudi con chi contattare e entro quando."
Per rifare la prova. Il documento di fantasia usato: caso7_appunti_cambiamento.txt.
Che cosa controllare. Le cose non decise: nel messaggio devono stare in una frase che dice "non è deciso", non in un elenco insieme alle altre. Le date. Le date mancanti: nella prova gli appunti davano per decise le riunioni del martedì senza dire da quando, e il modello ha lasciato uno spazio da riempire invece di inventare una data. Ha anche aggiunto "fino ad allora non cambia nulla" sul lavoro da remoto, e l'ha detto: una frase così rassicura, ma va tolta se qualcuno ha già accordi diversi. Il tono: un messaggio di cambiamento si legge cercando quello che non dice, quindi rileggilo come un collaboratore preoccupato.
8. Il budget del gruppo
La situazione. A fine ottobre: quanto hai speso, quanto resta, ci arrivi a fine anno?
La richiesta. Carica le spese esportate, poi:
"Controlla prima il file: righe doppie, importi strani, mesi mancanti. Poi con un programma: speso per voce e per mese, totale, e una previsione a fine anno al ritmo medio dei mesi passati, confrontata con il budget di [importo]. Dimmi quali ipotesi stai facendo."
Per rifare la prova. Il documento di fantasia usato: caso8_spese.csv.
Che cosa controllare. Le righe doppie: la stessa fattura registrata due volte gonfia la spesa. La previsione: "al ritmo medio" è un'ipotesi, e dicembre spesso non somiglia agli altri mesi; il modello deve dirlo. Nella prova il modello ha trovato la fattura doppia, ha fatto la previsione richiesta e poi ha aggiunto che la spesa stava salendo negli ultimi mesi: la media semplice non lo vede. Il margine: se c'è, è una stima, non un tesoretto.
Tappe. 7, 5 (il lavoro finito).
9. Il primo mese di una persona nuova
La situazione. Arriva una persona nuova nel gruppo. Quello che deve sapere è sparso fra email, documenti e teste.
La richiesta. Incolla l'elenco delle cose da sapere, le persone da conoscere e gli accessi da chiedere, poi:
"Prepara il piano delle prime quattro settimane per una persona nuova: che cosa fa ogni settimana, chi incontra, che cosa deve aver imparato alla fine. Metti nella settimana prima dell'arrivo le cose che devono essere pronte (accessi, postazione, account). Segna le cose che non so chi possa fare."
Per rifare la prova. Il documento di fantasia usato: caso9_inserimento.txt.
Che cosa controllare. Le cose prima dell'arrivo: gli accessi che richiedono giorni di attesa sono quelli che fanno perdere la prima settimana. Il carico: quattro settimane non bastano per tutto, e un piano realistico lascia fuori qualcosa. Le persone: chi deve incontrare va avvisato, e chi va in ferie accorcia il piano. Nella prova il modello ha calcolato l'ultimo giorno utile per chiedere l'accesso al gestionale e ha notato che il collega del report andava in ferie il 21 dicembre: le settimane per imparare il report erano tre, non quattro.
Casi provati il 6 novembre 2026.